Conditions Générales de Vente et d'Utilisation

1. Le service

1.1 Description

La société Agrume a développé et exploite un logiciel de préparation et de suivi des procédures de gestion des ressources humaines qui fonctionne en mode SaaS. Ce logiciel élabore des calendriers dynamiques, génère les contrats, lettres, accords et actes nécessaires et fournit des modules de calcul des coûts et des risques. Il tient compte des règles légales et conventionnelles en vigueur et contient un dispositif de contrôle permettant de détecter les éventuelles irrégularités dans les opérations réalisées par l’utilisateur. Il propose également une plateforme d’enregistrement, de conservation et de communication des données pour permettre le suivi et le travail collaboratif entre les chefs d’entreprise, les responsables des ressources humaines et leurs conseils. Dans ce contexte, la société Agrume a développé une solution numérique permettant de préparer et de mettre en œuvre les élections professionnelles du comité social et économique.

A cet effet, elle propose un logiciel permettant de définir l’environnement juridique applicable à l’opération et d’établir un calendrier dynamique et les documents nécessaires à la mise en œuvre de l’élection. Le calendrier fixe les différentes étapes de la procédure, incluant notamment la réunion de négociation et les dates des scrutins, ainsi que les différentes obligations d’information de l’employeur vis-à-vis des organisations syndicales, des salariés et de l’administration. Un système automatique contrôle que les règles et les délais légaux sont respectés. Les documents sont automatiquement rédigés en fonction du calendrier, des informations communiquées par l’employeur et les évènements de la procédure. Sont notamment ainsi rédigés la note d’information des salariés à l’organisation des élections, les lettres d’invitation et avis aux organisations syndicales, le protocole d’accord préélectoral, les listes électorales, de candidats et d’émargement, les procès- verbaux et les lettres d’information à la CTEP, à l’inspection du travail et aux organisations syndicales (ci-après la « Solution numérique »).

La société Agrume met également à disposition un dispositif de vote électronique. Ce service comprend la rédaction du cahier des charges, l'émission de la liste électorale, l'acheminement des moyens d'authentification aux électeurs, le système de vote par internet, l'émission des listes d'émargement, la distribution des clés de dépouillement aux membres du bureau, l'enregistrement et le dépouillement des votes. La plateforme électorale, accessible sur tout support informatique, peut être aménagée aux couleurs de l’entreprise (ci-après le « Dispositif de vote électronique »).

Pour les entreprises qui le souhaitent, un avocat spécialisé en droit du travail accompagne l’employeur dans tous les aspects de la procédure. L'assistance juridique est assurée par le cabinet Ydès Avocats qui comporte un pôle social spécialisé en matière d'élections professionnelles. Cet accompagnement est effectué dans le respect des règles déontologiques et de responsabilité de la profession d’avocats (ci-après le « Service d’accompagnement »).

1.2 Inscription

Ce service est réservé à des professionnels. Sauf mise à disposition du logiciel par un partenaire de la société Agrume, l’inscription est réalisée directement sur le site www.agrume.fr ou www.elections-professionnelles.fr au moyen d’un formulaire rempli par le client. Cette inscription entraîne la pleine et entière acceptation des présentes conditions générales d’utilisation. Il est de la responsabilité du client de fournir des informations exactes et sincères et de communiquer à la société Agrume tout changement notable des effectifs, notamment lorsque ce critère conditionne le prix du service. Lorsque la mise à disposition est effectuée par un partenaire de la société Agrume, celui-ci se porte garant du respect des présentes conditions générales d’utilisation par tous les utilisateurs concernés. Si le client souhaite recourir au Dispositif de vote électronique ou bénéficier du Service d’accompagnement, un devis lui sera transmis pour accord.

1.3 Accès à la Solution numérique

L'accès à la Solution numérique nécessite un ordinateur muni d'une connexion internet stable et d'un navigateur à jour de la dernière version majeure (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari ou Internet Explorer). Sauf mise à disposition de la Solution via un partenaire de la société Agrume, le client accède au service au moyen d’un identifiant et d’un code qui lui sont personnels. Il peut, sous sa propre responsabilité, partager cet identifiant et ce code avec des membres de son entreprise étant précisé que ces personnes auront accès et pourront modifier l’ensemble des données enregistrées sous cet identifiant.

1.4 Recours au Dispositif de vote électronique

Le recours au Dispositif de vote électronique comprend une plateforme de vote paramétrée avec les membres du bureau et accessible uniquement aux électeurs et aux membres du bureau. L'accès à la plateforme nécessite un ordinateur muni d'une connexion internet stable et d'un navigateur à jour de la dernière version majeure (Google Chrome, Mozilla Firefox, Safari ou Internet Explorer). Elle implique également la communication préalable d’au moins deux moyens d’authentification pour chaque électeur (adresse postale, adresse email, numéro de téléphone portable ou information personnelle). La plateforme de vote a été développée par la société Agrume en conformité avec les prescriptions des articles R2314-5 et suivants du Code du travail et de l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique et a été soumise à une expertise indépendante conformément aux préconisations de la CNIL de 2010. Une cellule d'assistance technique est mise en place pendant toute la durée du scrutin afin de veiller au bon fonctionnement et à la surveillance du système de vote électronique.

1.5 Conditions du service d’accompagnement

Le Service d’accompagnement est fourni selon les besoins du dossier et les demandes du client. Il débute au moment de la préparation des élections et se termine après les formalités qui suivent la proclamation des résultats. Il comprend l’assistance à la préparation de la procédure, l’assistance à la négociation et/ou la rédaction du protocole d’accord préélectoral, la validation des documents, du calendrier et tout conseil utile ou toute réponse aux questions du client. A cet effet, le client pourra contacter l’avocat dédié au suivi de la procédure par téléphone ou par email. Le prix du Service d’accompagnement est compris dans le prix fixé au moment de l’inscription et ne dépend pas du temps passé par l’avocat. Par exception, si le client le sollicite, les frais et le temps de déplacement de l’avocat, l’assistance devant la DIRECCTE et la gestion du contentieux électoral ne sont pas compris dans l’offre forfaitaire et doivent faire l’objet d’un accord séparé entre le client et l’avocat.

2. Les garanties

2.1 L’accès à la Solution numérique

La société Agrume garantit au client un accès au logiciel 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7 à l’exception du temps nécessaire aux opérations de maintenance pour la mise à jour, l’amélioration ou la sauvegarde du logiciel lorsque ces opérations nécessitent une suspension du service. En cas de suspension, la société Agrume s’engage à remettre sans délai, sur simple demande, une copie de tout document enregistré par le client dont ce dernier aurait besoin.

2.2 La qualité du contenu de la Solution numérique

La société Agrume met tout en œuvre pour assurer que les informations et les modèles du logiciel sont conformes à la réglementation applicable au jour de leur téléchargement. Toutefois, en tant que professionnel, le client est seul responsable pour apprécier la conformité et l’adéquation des documents et calendriers produits par le logiciel, et le cas échéant, les adapter aux spécificités de l’entreprise, de ses activités et/ou du contexte factuel dans lequel s’inscrivent les opérations réalisées. Si le client a recours au Service d’accompagnement, le client bénéficie de la responsabilité professionnelle de l’avocat.

2.3 La sécurité du Dispositif de vote électronique

La société Agrume garantit un niveau de sécurité au moins équivalent à celui prescrit par les dispositions légales et réglementaires applicables, en particulier les articles R2314-5 et suivants du Code du travail et l’arrêté du 25 avril 2007 pris en application du décret n° 2007-602 du 25 avril 2007 relatif aux conditions et aux modalités de vote par voie électronique. Le Dispositif de vote électronique a été soumis à une expertise indépendante conformément aux préconisations de la CNIL de 2010.

2.4 La préservation et la confidentialité des données

La société Agrume met en œuvre des moyens appropriés afin d’assurer la protection et la confidentialité de la collecte, du stockage et du traitement des données et des documents du client. Cette obligation de moyens comprend notamment, la conservation des données clients sur des infrastructures certifiées, le traitement des accès via des identifiants et des codes personnels et le transfert des données par des protocoles sécurisés.

2.5 Le respect des données personnelles

Dans le cadre de la gestion et du fonctionnement du site, la société Agrume est amenée à collecter et à traiter les données personnelles des clients ainsi que celles des employeurs et des salariés, que ces données figurent dans les formulaires de saisie ou dans les documents téléchargés par le client. Ces données sont traitées de manière automatique par les algorithmes du logiciel en fonction des opérations réalisées par le client et ne sont visibles que par lui ou par les personnes à qui il a donné accès dans les conditions précisées au point 1.3 ci- dessus. Sauf demande expresse du client, la société Agrume s’engage à ne pas chercher à avoir accès à ces données personnelles et a fortiori à ne pas les divulguer ou les utiliser à des fins étrangères au bon fonctionnement du service. Ces données sont stockées sur des serveurs situés en France ou possiblement dans un Etat membre de l’Union Européenne. Aucun transfert de données personnelles ne sera effectué dans un pays extérieur à l’Union Européenne.

3. Les obligations du client

3.1 Le paiement du prix

Sauf conditions particulières, les prix sont calculés en fonction du nombre de salariés de l’entreprise et des options de vote choisies (envoi par email ou courrier postal, double moyen d’authentification etc.). Ils comprennent le prix de l'accès à la Solution numérique et le cas échéant de l'accompagnement (exigible dès l'inscription) et le prix des services de vote (exigible dès l'information des salariés sur les modalités de vote). Les factures sont payables à une échéance de 30 jours ou, le cas échéant, selon l’échéancier convenu. En cas de retard de paiement, la société Agrume se réserve le droit de suspendre l’accès au service après envoi d’une mise en demeure par email ou par courrier.

3.2 Le respect des données personnelles

Le client s’engage à collecter et traiter les données personnelles enregistrées dans le logiciel en conformité avec la réglementation en vigueur applicable au traitement de ces données et notamment à la loi du 6 janvier 1978 modifiée et au règlement UE 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016. Le client garantit la société Agrume contre tout recours, plainte ou réclamation émanant d’une personne physique dont les données personnelles seraient reproduites et hébergées dans le cadre de la mise à disposition du service.

4. Propriété intellectuelle

4.1 Contenu du logiciel

Le logiciel et son contenu, comprenant notamment les modèles et les calendriers permettant de générer des documents, ainsi que tous les textes, commentaires et illustrations associés sont protégés, en France et à l’étranger, par les droits de propriété intellectuelle qui appartiennent exclusivement à la société Agrume. La mise à disposition du service ne donne aucun droit de reproduction, de représentation, de prêt, d’échange, de cession, d’extraction, de transfert de données sur un autre support, de modification ou d’adaptation autrement que pour la mise en œuvre des élections professionnelles de l’entreprise cliente.

4.2 Données et documents téléchargés par le client

La société Agrume ne revendique aucun droit de propriété, de quelle que nature qu’il soit, sur les informations et les documents communiqués par les utilisateurs, qu’il s’agisse de données communiquées sous forme de texte ou de documents communiqués sous forme de fichier.

5. Cession du contrat

Le contrat entre le client et la société Agrume est conclu intuitu personae. Les droits du client découlant du contrat ne peuvent être cédés, sous licenciés, vendus ou transférés de quelque autre manière par le client, sauf accord préalable écrit de la société Agrume.

6. Résiliation

6.1 Par le client

Sauf accord contraire, le client peut résilier le contrat à tout moment, sans préavis, ni justification, ni indemnité par email à l’adresse suivante contact@agrume.fr ou par courrier à la société AGRUME, 110 avenue Barthélemy Buyer, 69009 Lyon. La résiliation prend effet dès la réception du courrier ou de l’email de résiliation. La société s’engage à supprimer les données du compte du client de ses serveurs le 15 du mois suivant la prise d’effet de la résiliation. Il appartient au client de récupérer dans l’intervalle les données et les documents qu’il souhaite conserver. Dans ce cas, le client reste redevable du prix de l'accès à la Solution numérique et le cas échéant de l'accompagnement (50% du prix global) et, si à partir du moment où les serveurs de vote ont été mis en place, du prix du Dispositif de vote électronique.

6.2 Par la société Agrume

La société Agrume peut résilier le contrat à tout moment, sans préavis, ni indemnité, si le client utilise le service à des fins illicites ou illégales ou s’il porte atteinte au bon fonctionnement du service ou aux droits de la société Agrume, notamment ses droits de propriété intellectuelle. La société Agrume peut également résilier le contrat à tout moment et sans indemnité si le compte du client est suspendu pour défaut de paiement du prix pendant 3 mois. La résiliation entraîne la suppression définitive de toutes les informations, procédures et documents stockés sur le compte du client.

7. Litiges

7.1 Contentieux judiciaire

Les présentes conditions générales d’utilisation sont soumises à la loi française. En cas de litige, les parties s'efforceront de régler leur différend à l'amiable. Si aucune solution amiable ne peut être trouvée, le litige sera porté exclusivement devant les tribunaux de Lyon.

7.2 Réclamations

Les réclamations doivent être envoyées par email à l’adresse suivante contact@agrume.fr ou par courrier à la société AGRUME, 51 rue des Docks, 69009 Lyon.