Mode d'emploi La première réunion du CSE
Au lancement d’un CSE, il faut cadrer l’organisation de ce dernier.
Cette réunion a pour objectif de poser les bases sur lesquelles repose le fonctionnement du CSE et les missions de ses membres.
La loi ne prévoit pas de délai particulier pour sa tenue, mais il est d’usage d’organiser cette réunion rapidement et au plus tard dans les 30 jours qui suivent la mise en place du nouveau comité.
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En premier lieu, le président doit convoquer par écrit, au moins 3 jours à l’avance, les membres titulaires et suppléants ainsi que les représentants syndicaux s’il a déjà reçu leur désignation. Dans la mesure où le secrétaire n’a pas encore été désigné, le président fixe l’ordre du jour de manière unilatérale. Pour cette raison, il est recommandé de limiter les débats à des sujets d’organisation et de désignation nécessaires au fonctionnement du comité. C. trav. art. L2315-28 et L2325-16
L'ordre du jour
Par exception, l’ordre du jour est fixé par le président. On peut y trouver les thèmes suivants :
- Présentation du résultat des élections
- Présentation des missions et des moyens du comité
- Nomination du secrétaire (et le cas échéant du secrétaire adjoint)
- Nomination du trésorier (et le cas échéant du trésorier adjoint)
- Désignation des membres des commissions (s’il y a lieu)
- Désignation des représentants de proximité (s’il y a lieu)
- Désignation du référent harcèlement
- Désignation des représentants du CSE à l’assemblée générale des actionnaires et au conseil d’administration (s’il y a lieu)
- Désignation des représentants du CSE au comité central (s’il y a lieu)
- Adoption du règlement intérieur du CSE (s’il y a lieu)
- Remise de la documentation économique, juridique et financière
- Approbation du montant et modalités de versement des subventions et contributions patronales
- Ouverture des comptes bancaires et désignation des personnes habilitées (s’il y a lieu)
- Questions diverses
Nous allons revoir ces points un par un 👇
Déroulé de la réunion
1 : Présentation du résultat des élections
Une bonne manière d’introduire la première réunion de comité sociale et économique est de rappeler le résultat des élections en indiquant le nom des membres titulaires, celui des membres suppléants et en informant le comité des éventuels représentants et délégués syndicaux déjà nommés.
Sauf dispositions conventionnelles contraires, les membres de la délégation du personnel du CSE sont élus pour quatre ans. Le nombre de mandats successifs est limité à trois, sauf si le protocole d’accord préélectoral en stipule autrement (C. trav. art. L2314-33).
Dans les entreprises de 50 à moins de 300 salariés et dans les établissements leur appartenant, le délégué syndical est, de droit, représentant syndical au CSE (C. trav. art. L2143-22). Le représentant syndical assiste aux séances avec voix consultative. Son mandat prend fin lors du renouvellement des membres du CSE.
2 : Nomination du secrétaire
Le comité doit désigner un secrétaire parmi les membres titulaires (C. trav. art. L2315-24).
Le secrétaire est élu, en principe, à la majorité des suffrages exprimés. Le président peut participer au vote (Cass. soc. 10.07.1991 n°88-20411). En cas de pluralité de candidats et d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu (Cass. soc. 07.10.1982 n°81-15525).
Le secrétaire remplit un rôle prépondérant au sein du CSE. La loi lui confère la rédaction de l’ordre du jour en concertation avec le président (C. trav. art. L2315-29) et la charge de rédiger les procès-verbaux des réunions du comité (C. trav. art. L2315-34). En général, il est le porte-parole des autres membres du CSE et l’interlocuteur privilégié de l’employeur. Il assure également l’administration des affaires courantes du comité, accomplit les formalités, gère le budget, conclut les contrats et encadre le personnel.
La loi ne précise pas son rôle ni ne lui accorde d’heures de délégation supplémentaires pour exécuter ses fonctions. Le règlement intérieur du comité et/ou un accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE pourra y remédier.
3 : Nomination du trésorier
Le comité doit désigner un trésorier parmi les membres titulaires (C. trav. art. L2315-24).
Le trésorier est élu, en principe, à la majorité des suffrages exprimés. Le président peut participer au vote (Cass. soc. 10.07.1991 n°88-20411). En cas de pluralité de candidats et d’égalité de voix, le candidat le plus âgé est élu (Cass. soc. 07.10.1982 n°81-15525).
Le trésorier est chargé de tenir les comptes du CSE. Il gère ainsi les comptes bancaires, vérifie et paye les factures, établit les comptes annuels et conserve les documents comptables du comité.
La loi ne précise pas son rôle ni ne lui accorde d’heures de délégation supplémentaires pour exécuter ses fonctions. Le règlement intérieur du comité et/ou un accord d’entreprise sur le fonctionnement du CSE pourra y remédier
4 : Désignation des membres des commissions
Les commissions sont mises en place par accord d’entreprise ou, pour les entreprises de plus de 300 salariés, selon les dispositions légales qui suivent :
– Une commission santé, sécurité et conditions de travail (CSSCT) doit être mise en place dans les entreprises d’au moins 300 salariés, les établissements distincts d’au moins 300 salariés et les installations nucléaires et sites mentionnés aux articles L. 4521-1 et suivants (C. trav. art. L2315-36). La commission est présidée par l’employeur ou son représentant. Elle comprend au minimum 3 membres représentants du personnel, dont au moins un représentant du second collège, ou le cas échéant du collège cadre. Les membres de la CSSCT sont désignés par le CSE parmi ses membres, pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité, par une résolution adoptée à la majorité des membres présents, le président ne prenant pas part au vote (C. trav. art. L2315-39).
– Une commission économique doit être mise en place dans les entreprises d’au moins 1000 salariés. Elle est présidée par l’employeur ou son représentant. Elle comprend au maximum cinq membres représentants du personnel, dont au moins un représentant de la catégorie des cadres. Ils sont désignés par le CSE ou le CSEC parmi leurs membres (C. trav. art. L2315-48).
– Une commission de la formation doit être mise en place dans les entreprises d’au moins 300 salariés (C. trav. art. L2315-49).
– Une commission d’information et d’aide au logement doit être mise en place dans les entreprises d’au moins 300 salariés. Les entreprises de moins de 300 salariés peuvent se grouper entre elles pour former cette commission (C. trav. art. L2315-50).
– Une commission de l’égalité professionnelle doit être mise en place dans les entreprises d’au moins 300 salariés (C. trav. art. L2315-56).
– Une commission des marchés doit être mise en place dans les entreprises qui dépasse, pour au moins deux des trois critères mentionnés au II de l’article L. 2315-64, des seuils fixés par décret. Les membres de la commission des marchés sont désignés par le comité social et économique parmi ses membres titulaires.(C. trav. art. L2315-57)
5 : Désignation des représentants de proximité
Les représentants de proximité sont des membres du CSE ou des personnes désignées par le CSE pour assurer une représentation de proximité et faire remonter les contestations individuelles ou collectives qui existent au niveau local. Les représentants de proximité ne sont pas obligatoires. Leur mise en place peut être prévue par un accord d’entreprise qui en définit le nombre, les attributions, les modalités de désignation, les modalités de fonctionnement et le nombre d’heures de délégation. Leur mandat prend fin au terme du mandat des membres élus du comité (C. trav. art. L2313-7).
6 : Désignation du référent harcèlement
Un référent en matière de lutte contre le harcèlement sexuel et les agissements sexistes est désigné par le CSE parmi ses membres à la majorité des membres présents pour une durée qui prend fin avec celle du mandat des membres élus du comité (C. trav. art L2314-1).
7 : Désignation des représentants du CSE au conseil d'administration (sociétés commerciales)
Dans les sociétés commerciales, deux membres de la délégation du personnel du CSE et appartenant l’un à la catégorie des cadres techniciens et agents de maîtrise, l’autre à la catégorie des employés et ouvriers, assistent avec voix consultative à toutes les séances du conseil d’administration ou du conseil de surveillance, selon le cas. Dans les sociétés où sont constitués trois collèges électoraux, la délégation du personnel est portée à quatre membres. Deux de ces membres appartiennent à la catégorie des ouvriers et employés, le troisième à la catégorie de la maîtrise et le quatrième à la catégorie des ingénieurs, chefs de service et cadres administratifs, commerciaux ou techniques assimilés sur le plan de la classification (C. trav. art. L2312-72). Pour les sociétés dont un seul membre du CSE doit assister au conseil d’administration ou de surveillance, la loi précise expressément qu’il doit s’agir d’un membre titulaire du comité (C. trav. art. L2312-75). Dans les autres cas, les membres élus titulaires comme les suppléants peuvent être désignés.
8 : Désignation des représentants du CSE au comité central
Dans chaque entreprise, la répartition des sièges entre les différents établissements et les différents collèges fait l’objet d’un accord d’entreprise entre l’employeur et les organisations syndicales intéressées. En cas de désaccord sur la répartition des sièges, l’autorité administrative dans le ressort de laquelle se trouve le siège de l’entreprise décide de cette répartition. La saisine de l’autorité administrative suspend le processus électoral jusqu’à la décision administrative et entraîne la prorogation des mandats en cours des élus concernés jusqu’à la proclamation des résultats du scrutin. Même si elles interviennent alors que le mandat de certains membres n’est pas expiré, la détermination du nombre d’établissements distincts et la répartition des sièges entre les établissements et les différentes catégories sont appliquées sans qu’il y ait lieu d’attendre la date normale de renouvellement de toutes les délégations des comités sociaux et économiques d’établissement ou de certaines d’entre elles. La décision de l’autorité administrative peut faire l’objet d’un recours devant le juge judiciaire, à l’exclusion de tout autre recours administratif ou contentieux (C. trav. art. L2316-8).
9 : Adoption du règlement intérieur du CSE
Le CSE détermine, dans un règlement intérieur, les modalités de son fonctionnement et celles de ses rapports avec les salariés de l’entreprise, pour l’exercice de ses missions.
Il peut contenir des dispositions relatives :
– aux modalités du fonctionnement interne du CSE (composition du bureau, rôle du secrétaire, du trésorier et de leurs adjoints éventuels, modalités de remplacement des membres absents etc.),
– au statut des membres du comité (rôle, prise en charge des frais de déplacement, droit à la formation, heures de délégation etc.),
– aux règles d’organisation des réunions (délais et forme des convocations, éventuelles réunions préparatoires, lieu de réunion, participants, enregistrement des débats, règles de vote, modalités d’adoption du procès-verbal etc.),
– les conditions d’inspection et d’enquête du CSE,
– aux moyens matériels du comité (budget, local, matériel, moyens de communication avec le personnel etc.),
– à la comptabilité du CSE (tenue et établissement des comptes annuels du CSE, établissement du rapport d’activité de gestion et rapport en fin de mandat),
– au nombre et aux modalités de fonctionnement des commissions du CSE.
Sauf accord de l’employeur, un règlement intérieur ne peut comporter des clauses lui imposant des obligations ne résultant pas de dispositions légales. Cet accord constitue un engagement unilatéral de l’employeur que celui-ci peut dénoncer à l’issue d’un délai raisonnable et après en avoir informé les membres de la délégation du personnel du comité social et économique (C. trav. art. L 2315-24).
10 : Remise de la documentation économique, juridique et financière
À défaut d’accord, un mois après chaque élection du comité social et économique, l’employeur doit lui communiquer une documentation économique et financière précisant :
– la forme juridique de l’entreprise et son organisation ;
– les perspectives économiques de l’entreprise telles qu’elles peuvent être envisagées ;
– le cas échéant, la position de l’entreprise au sein du groupe ;
– compte tenu des informations dont dispose l’employeur, la répartition du capital entre les actionnaires détenant plus de 10 % du capital et la position de l’entreprise dans la branche d’activité à laquelle elle appartient (C. trav. art. L2312-57)
11 : Approbation du montant et modalités de versement des subventions et contributions patronales
À défaut d’accord plus favorable, l’employeur doit verser au CSE :
– une subvention de fonctionnement d’un montant annuel équivalent à 0,20 % de la masse salariale brute dans les entreprises de cinquante à deux mille salariés, sauf si l’employeur fait déjà bénéficier le comité d’une somme ou de moyens en personnel équivalents.
– une contribution pour financer des institutions sociales du comité social et économique dont le montant est fixé par accord d’entreprise. A défaut d’accord, le rapport de cette contribution à la masse salariale brute ne peut être inférieur au même rapport existant pour l’année précédente (C. trav. art. L2312-81).
Dans les deux cas, la masse salariale brute est constituée par l’ensemble des gains et rémunérations soumis à cotisations de sécurité sociale, à l’exception des indemnités versées à l’occasion de la rupture du contrat de travail à durée indéterminée. Les sommes effectivement distribuées aux salariés lors de l’année de référence en application d’un accord d’intéressement ou de participation sont incluses dans la masse salariale brute (C. trav. art. L2315-61 et L2312-84).
12 : Ouverture des comptes bancaires et désignation des personnes habilitées
Le CSE doit ouvrir un ou plusieurs comptes bancaires et désigner les personnes chargées de les faire fonctionner.
En général, ce rôle est confié au trésorier mais rien n’interdit de choisir une autre personne.
Précisons que l’employeur n’a pas de compétence particulière en la matière. Il ne peut pas s’arroger la signature ou un contrôle des dépenses du comité.
13 : Questions diverses
Pour ouvrir les débats…
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